|
MỤC LỤC |
Căn cứ pháp lý:
- Luật Doanh nghiệp 2020;
- Nghị định số 01/2021/NĐ – CP ngày 04/01/2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp;
- Thông tư số 01/2021/NĐ-CP ngày 16/3/2021 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về việc đăng ký doanh nghiệp;
Mọi cá nhân, pháp nhân đều có quyền thành lập công ty theo ngành nghề mà luật không cấm, trừ một số trường hợp theo quy định trong Luật Doanh nghiệp.
ĐỐI TƯỢNG KHÔNG ĐƯỢC PHÉP THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP
* Đối với tổ chức:
- Cơ quan Nhà nước, Đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân sử dụng tài sản của Nhà nước để kiếm lợi riêng cho tổ chức mình;
- Pháp nhân thương mại bị cấm kinh doanh, hoạt động trong một số lĩnh vực nhất định theo quy định của Bộ luật Hình sự (như buôn bán ma túy, mại dâm,…)
* Đối với cá nhân:
- Cá nhân dưới 18 tuổi và không có khả năng nhận thức, làm chủ hành vi
- Cá nhân là Cán bộ, Công chức, Viên chức chịu sự điều chỉnh của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức;
- Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng của cơ quan, đơn vị trực thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; Sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp, công nhân công an cơ quan, đơn vị trực thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ trường hợp được đại diện theo ủy quyền quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp hoặc quản lý tại doanh nghiệp Nhà nước;
- Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ tại Doanh nghiệp có 100% vốn Nhà nước, trừ trường hợp được đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp;
- Một số trường hợp khác quy định tại Luật Phá sản, Luật Phòng chống tham nhũng;
- Cá nhân bị chịu trách nhiệm hình sự; bị cấm hành nghề, đảm nhiệm chức vụ trong một số ngành nghề nhất định.
Tùy vào hình thức kinh doanh (bao gồm: công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân) mà pháp luật quy định cụ thể về trình tự, thủ tục đăng ký dựa trên loại hình doanh nghiệp mà bạn lựa chọn.
Hồ sơ cần chuẩn bị phải có các tài liệu chủ yếu sau:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
- Dự thảo Điều lệ doanh nghiệp;
- Danh sách thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên, công ty hợp danh hoặc danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần;
- Bản sao công chứng các giấy tờ chứng thực cá nhân của các thành viên công ty TNHH, cổ đông sáng lập công ty cổ phần, người đại diện theo pháp luật (Chứng minh thư nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực);
- Trường hợp thành viên hoặc cổ đông là tổ chức thì cần có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy chứng thực cá nhân của người đại diện theo ủy quyền và văn bản ủy quyền;
- Giấy tờ pháp lý của nhà cá nhân, tổ chức là nhà đầu tư nước ngoài;
- Giấy tờ liên quan đến trụ sở công ty (như hợp đồng thuê nhà, mượn nhà, quyền sở hữu nhà đất của chủ doanh nghiệp hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương với quyền sử dụng đất, tòa nhà, văn phòng cho thuê)
- Các tài liệu có liên quan khác
Với đội ngũ luật sư có chuyên môn về lĩnh vực pháp luật doanh nghiệp, Công ty luật PSP Legal cam kết đồng hành cùng bạn từ khâu tư vấn loại hình doanh nghiệp, các vấn đề liên quan đến tên, địa chỉ, vốn, ngành nghề kinh doanh đến khâu chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ và hoàn thiện các thủ tục thành lập để doanh nghiệp đi vào hoạt động một cách tuân thủ pháp luật mà vẫn đạt được những lợi ích đã đặt ra.
Thủ tục thành lập doanh nghiệp
PSP Legal cung cấp dịch vụ trọn gói về việc thành lập công ty qua 7 bước dưới đây để tối ưu hóa chi phí và thời gian cho khách hàng.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Sau khi tiếp nhận đủ thông tin và tư vấn các vấn đề liên quan đến tên công ty; trụ sở; ngành nghề kinh doanh dự kiến; thông tin về thành viên, cổ đông sáng lập ; vốn điều lệ; người đại diện theo pháp luật, PSP Legal sẽ tư vấn, soạn thảo hồ sơ thành lập doanh nghiệp trên cơ sở các thông tin đã cung cấp và gửi về cho bạn trong thời gian thỏa thuận.
Bước 2: Nộp hồ sơ và lệ phí công bố thông tin doanh nghiệp (03 ngày làm việc)
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tại bước 1, chúng tôi tiến hành nộp hồ sơ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp qua Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Điểm khác biệt so với trước đây là thủ tục nộp lệ phí công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp sẽ được thực hiện song song với thủ tục thành lập công ty. Do đó, công ty sẽ đồng thời được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và được công bố thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia.
Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (03 ngày làm việc)
Sau khi thực hiện các thủ tục xin giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, PSP Legal sẽ đại diện theo ủy quyền của khách hàng làm việc và nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính
Bước 4: Khắc dấu (mộc tròn) công ty (01 ngày làm việc)
Khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và mã số thuế, PSP Legal hỗ trợ khắc dấu cho doanh nghiệp
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp tự khắc con dấu và tự chịu trách nhiệm về việc sử dụng con dấu pháp nhân của công ty. Vì vậy, công ty không cần làm thủ tục thông báo mẫu con dấu doanh nghiệp.
Bước 5: Hoàn thiện và hướng dẫn thực hiện thủ tục thực hiện sau thành lập công ty
Sau khi chuyển đầy đủ kết quả dịch vụ như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, con dấu, công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp thì chúng tôi sẽ tư vấn những thủ tục và các lưu ý quan trọng sau khi thành lập doanh nghiệp
Bước 6: Hỗ trợ, tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động công ty và kê khai thuế theo yêu cầu khách hàng
Trong quá trình hoạt động của công ty, luật sư và chuyên gia pháp lý về thuế của PSP Legal sẽ đưa ra những lưu ý cho khách hàng về Thuế và các vấn đề khác như Bảng biển công ty, kế toán, lao động, sở hữu trí tuệ, tranh chấp nội bộ,…
Bước 7: Xin các giấy phép đủ điều kiện hoạt động của doanh nghiệp
Chỉ áp dụng với các ngành nghề có yêu cầu điều kiện sau thành lập công ty và giấy phép con như: vận tải, du lịch, nhà hàng, cho thuê lao động, giáo dục, y tế,..
Lưu ý khi thành lập doanh nghiệp
Để có thể hoạt động bền vững và phát triển thì đầu tiên bạn phải lưu ý tới các vấn đề có thể gây rủi ro cho doanh nghiệp. PSP Legal sẽ liệt kê một số lưu ý quan trọng sau:
Trụ sở công ty
* Không được đặt trụ sở chính tại các căn hộ của chung cư chỉ có mục đích sử dụng là để ở
* Trường hợp trụ sở là nhà thuê hoặc mượn thì bên cạnh hợp đồng thuê nhà, mượn nhà bạn nên yêu cầu chủ nhà cung cấp 02 bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ tương đương để đảm bảo hoạt động kinh doanh
* Trụ sở công ty phải liên hệ được, luôn có người nhận thư báo, tránh trường hợp cơ quan thuế, cơ quan đăng ký doanh nghiệp gửi thư phát mà không có người nhận sẽ bị liệt vào danh sách công ty không kinh doanh tại trụ sở, bị đóng mã số thuế và khóa mã số doanh nghiệp
* Doanh nghiệp nên xem xét kỹ và cố định trụ sở theo quận huyện để tránh phải mất thời gian thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận và thay đổi đăng ký doanh nghiệp khi thay đổi trụ sở
Lựa chọn loại hình doanh nghiệp
* Tùy vào mong muốn và điều kiện cụ thể, bạn có thể lựa chọn một trong các loại hình doanh nghiệp được ghi nhận trong Luật Doanh nghiệp 2020, bao gồm: Công ty cổ phần, Công ty TNHH, Doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh.
Tuy nhiên căn cứ vào tình hình thực tế, khi kinh doanh ngành nghề thông thường bạn nên lựa chọn 3 loại hình doanh nghiệp phổ biến: Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty cổ phần.
* Điểm khác biệt lớn nhất của công ty cổ phần so với công ty TNHH ở chỗ công ty cổ phẩn có thể huy động vốn linh hoạt và tham gia thị trường chứng khoán. Theo đó, số lượng cổ đông tối thiểu của công ty cổ phần là 03 người và không hạn chế tối đa, dễ dàng chuyển nhượng sau khi không còn là cổ đông sáng lập. Ngược lại, đối với công ty TNHH, sự tham gia của các thành viên rất chặt chẽ với số lượng người hạn chế từ 01 đến 50 người.
Trường hợp công ty có nhu cầu tham gia thị trường chứng khoán thì mới nên lựa chọn loại hình công ty cổ phần bởi cách hoạt động, cơ cấu tổ chức và các quy định nội bộ của công ty cổ phần tương đối phức tạp. Vì vậy, chỉ một sơ suất nhỏ có thể dẫn đến việc vi phạm các quy định của pháp luật liên quan đến các vấn đề pháp lý nội bộ.
Tên doanh nghiệp
* Trên thực tế tên công ty ngày càng bị hạn chế do số lượng doanh nghiệp ngày càng nhiều, tuy nhiên có thể thêm các tiền tố hoặc hậu tố vào tên đã có sẵn để tránh nhầm lẫn là có thể đăng ký được.
* Khi đặt tên công ty tránh các tên riêng có cấc thành tố riêng nổi tiếng như: Vinamilk, Samsung, Honda,… hoặc các nhãn hiệu đã đăng ký độc quyền để tránh nguy cơ bị yêu cầu đổi tên do trùng với nhãn hiệu đã được bảo hộ độc quyền tại Việt Nam trước thời điểm doanh nghiệp đăng ký tên công ty bị trùng lặp
* Ngoài ra, đặt tên công ty nên tính đến việc trong tương lai tên riêng công ty có khả năng sẽ được đăng ký nhãn hiệu, tên miền để nhận diện thương hiệu mang tính đồng bộ, chuyên nghiệp
Vốn điêu lệ
* Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, vốn điều lệ do doanh nghiệp tự kê khai và tự chịu trách nhiệm (kể cả các ngành nghề có yêu cầu vốn pháp định thì doanh nghiệp cũng chỉ cần kê khai đủ mức vốn quy định mà không cần chứng minh hay xác nhận nguồn vốn thực tế)
* Căn cứ vào nhu cầu hoạt động như: giá trị hợp đồng ký kết với đối tác hay tham gia dự án, số vốn phải ký quỹ đối với một số ngành đặc thù, mức phí môn bài muốn đóng và căn cứ vào tính chịu trách nhiệm của các chủ sở hữu thì doanh nghiệp cân nhắc lựa chọn mức vốn điều lệ hợp lý, phù hợp khi cam kết mức vốn của mình
* Thời hạn góp vốn là 90 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đối với cá nhân thành lập công ty thì có thể lựa chọn góp vốn bằng hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản của công ty. Tuy nhiên, đối với tổ chức là thành viên/cổ đông thì việc góp vốn bắt buộc phải thực hiện bằng hình thức chuyển khoản vốn góp vào tài khoản công ty có đăng ký với cơ quan đăng ký doanh nghiệp (tham khảo quy định tại Nghị định 222/2013/NĐ – CP và Thông tư 09/2015/BTC ngày 29/01/2015)
* Theo quy định pháp luật, thủ tục tăng vốn điều lệ tương đối đơn giản, trong khi thủ tục giảm vốn điều lệ lại nhiều điều kiện và cần nhiều thời gian. Trừ trường hợp thành viên và cổ đông không góp đủ vốn trong vòng 90 ngày thì công ty phải hoạt động đủ 02 năm mới có thể đăng ký giảm vốn điều lệ cùng một số điều kiện nhất định. Do đó, công ty nên cân nhắc kỹ mức vốn khi kê khai vốn điều lệ trong hồ sơ thành lập công ty để đảm bảo được việc góp vốn cũng như cân bằng được lợi ích của các thành viên/cổ đông trong công ty.
Ngành nghề kinh doanh
* Doanh nghiệp được tự do kinh doanh các ngành nghề mà pháp luật không cấm, tuy nhiên doanh nghiệp chỉ được phép kinh doanh những ngành nghề mà mình đã đăng ký và kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp nên lựa chọn phạm vi kinh doanh rộng khi đăng ký các ngành nghề trong hồ sơ thành lập công ty.
* Có thể nói điểm ưu việt của pháp luật hiện hành là việc doanh nghiệp chưa cần xuất trình các điều kiện đối với các ngành nghề yêu cầu chứng chỉ hành nghề. Do đó, tùy thuộc vào nhu cầu hoạt động mà doanh nghiệp có thể bao quát các ngành nghề dự định kinh doanh và lựa chọn mở rộng các ngành nghề để tránh phát sinh thêm thủ tục bổ sung không cần thiết khi công ty đã đi vào hoạt động
* Việc áp mã ngành nghề kinh doanh của công ty thực hiện theo mã ngành cấp 4 theo quy định tại hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam (áp dụng theo Quyết định số: 27/2018/QĐ-TTg ngày 06 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ)
Thuế
Nộp thuế là quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Để đảm bảo hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các thủ tục liên quan đến việc kê khai thuế và nộp thuế đúng thời hạn sau khi thành lập để tránh bị phạt vi phạm
Các loại thuế công ty phải đóng khi thành lập doanh nghiệp
* Thuế môn bài (theo mức vốn điều lệ đã đăng ký)
- Vốn điều lệ dưới 10 tỷ đồng: 02 triệu đồng/năm
- Vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở trên: 03 triệu đồng/năm
* Thuế giá trị gia tăng (theo cân đối đầu ra – đầu vào của công ty)
* Thuế thu nhập doanh nghiệp (chỉ phải nộp khi công ty có lãi)
Mức thuế suất áp dụng với tất cả doanh nghiệp là 20%, trừ một số trường hợp đặc biệt
* Thuế xuất khẩu, nhập khẩu (nếu có hoạt động xuất nhập khẩu)
* Thuế tài nguyên (nếu có sử dụng tài nguyên)
* Thuế tiêu thụ đặc biệt (đối với ngành nghề đặc biệt hạn chế kinh doanh)
Các mốc thời gian nộp tờ khai thuế và nộp thuế
* Căn cứ Nghị định 22/2020/NĐ-CP về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 139/2016/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 25/02/2020 thì doanh nghiệp thành lập năm 2023 sẽ được miễn lệ phí môn bài. Tuy nhiên, người nộp lệ phí mới ra hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc mới thành lập; doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển từ hộ kinh doanh vẫn phải kê khai và nộp tờ thuế môn bài cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước ngày 30 tháng 1 năm sau năm mới thành lập hoặc mới ra hoạt động sản xuất kinh doanh.
* Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp tự cân đối mức thuế thu nhập doanh nghiệp và cuối năm tổng hợp doanh thu, chi phí để quyết toán tổng số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp trong năm (nếu có)
Lưu ý về kê khai thuế khi mới thành lập công ty
* Về việc kê khai thuế giá trị gia tăng:
- Nếu doanh nghiệp không phát sinh hóa đơn đầu vào, đầu ra thì đến thời hạn kê khai và nộp thuế, công ty vẫn phải nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng (VAT).
- Trường hợp doanh nghiệp chưa xuất hóa đơn giá trị gia tăng, doanh nghiệp vẫn cần kê khai nếu đã thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn giá trị gia tăng.
* Về việc báo cáo tài chính cuối năm: Dù công ty không phát sinh thêm hoạt động kinh doanh thì vẫn phải lập và nộp báo cáo tài chính cuối năm cho năm hoạt động.
Các thủ tục sau khi thành lập công ty
Sau khi có đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần phải thực hiện đầy đủ các thủ tục trong thời hạn quy định của Luật Doanh nghiệp
Mở tài khoản ngân hàng của công ty
* Hồ sơ chuẩn bị đăng ký tài khoản ngân hàng bao gồm:
- 01 bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- 01 bản sao Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật ghi trên giấy phép;
- 01 bản sao điều lệ công ty.
* Công ty mang theo con dấu doanh nghiệp đến ngân hàng làm thủ tục mở tài khoản. Tuy nhiên, nhiều ngân hàng chưa cập nhật nội dung công ty không cần phải thực hiện công bố mẫu dấu nếu thành lập doanh nghiệp năm 2023, nên công ty cần lưu ý và trao đổi với phía ngân hàng để thực hiện thủ tục mở tài khoản một cách dễ dàng nhất.
* Từ ngày 01/05/2021 khi Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực, doanh nghiệp sau khi mở tài khoản ngân hàng không phải thực hiện thủ tục kê khai số tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp mới mở với Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Đăng ký chữ ký số để nộp thuế điện tử và báo cáo thuế online
* Đăng ký nộp thuế điện tử tại ngân hàng mà doanh nghiệp đã đăng ký mở tài khoản
* Hiện nay, đối với các khách hàng thành lập doanh nghiệp tại Hà Nội có thể đăng ký xin cấp số tài khoản ngay trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp. Theo đó, công ty không cần phải thực hiện mở tài khoản ngân hàng và thực hiện thông báo tài khoản theo thủ tục hướng dẫn kế tiếp.
Điều này cho thấy nước ta đang dần tạo điều kiện cho doanh nghiệp trong việc rút ngắn thủ tục thành lập, dành tối đa thời gian và nguồn lực để tập trung vào phát triển kinh doanh. Tuy nhiên, số lượng ngân hàng có thể đăng ký online tài khoản cho doanh nghiệp còn hạn chế nên doanh nghiệp sẽ có ít lựa chọn.
Làm biển và treo biển công ty tại trụ sở chính
Doanh nghiệp bắt buộc phải treo biển công ty tại trụ sở với các nội dung như sau: Tên cơ quan chủ quản (cơ quan cấp Giấy chứng nhận đang ký doanh nghiệp tức Sở Kế hoạch và Đầu tư), tên công ty, địa chỉ trụ sở, số điện thoại hoặc email (nếu có)
Đề nghị phát hành hóa đơn điện tử
* Hồ sơ đề nghị phát hành hóa đơn điện từ qua Internet bao gồm: Quyết định phát hành hóa đơn; Mẫu hóa đơn.
* Sau khi nộp hồ sơ đề nghị đặt in hóa đơn trong vòng 2-3 ngày, cơ quan thuế sẽ tiến hành đánh giá hồ sơ để xem xét chấp thuận hay không.
Ngoài ra, có một số Chi cục thuế yêu cầu nộp bản gốc hồ sơ nộp qua mạng. Cơ quan thuế có thể đi kiểm tra địa chỉ trụ sở trước hoặc sau khi ra quyết định chấp thuận cho phép phát hành hóa đơn, việc đi kiểm tra có thể có hẹn trước hoặc đột xuất. Do đó, doanh nghiệp cần có sự thu xếp nhân sự túc trực tại Văn phòng trong thời gian nộp hồ sơ phát hành hóa đơn.
* Theo quy định tại Điều 60 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP: doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020 thì được tiếp tục sử dụng đến hết 30/6/2022. Theo đó, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế vẫn được sử dụng hóa đơn giấy đến hết 30/6/2022 nếu đã phát hành trước ngày 19/10/2020 và chỉ phải sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/7/2022. Tuy nhiên, theo Quyết định số 1417/QĐ-TCT ngày 27/9/2021 của Tổng cục Thuế về việc ban hành kế hoạch triển khai áp dụng hóa đơn điện tử tại 6 tỉnh, thành phố: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bình Định, Phú Thọ từ tháng 11/2021 đến tháng 3/2022 thì các doanh nghiệp thành lập tại 6 tỉnh này bắt buộc phải phát hành hóa đơn điện tử.
Các nội dung cần chuẩn bị khi cơ quan thế xuống kiểm tra để phát hành hóa đơn VAT
- Treo biển tại trụ sở chính;
- Hợp đồng thuê nhà; Căn cước công dân của chủ nhà
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (bản sao công chứng)
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Con dấu doanh nghiệp
- Bố trí văn phòng làm việc để thể hiện doanh nghiệp có hoạt động
- Người đại diện theo pháp luật/Nhân viên tiếp cán bộ đại diện cơ quan thuế
