26/05/2023
QUY CHẾ DÂN CHỦ Ở CƠ SỞ TẠI NƠI LÀM VIỆC
Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc là các tài liệu pháp lý quy định về quyền và trách nhiệm của NLĐ, NSDLĐ, tổ chức đại diện tập thể NLĐ với các nội dung NLĐ có quyền được biết, được tham gia ý kiến, được giám sát và tự quyết định; nội dung, thành phần, thời gian, cách thức tổ chức đối thoại tại nơi làm việc và hội nghị NLĐ. Doanh nghiệp sử dụng từ 10 NLĐ trở lên phải ban hành Quy chế này, nếu không sẽ bị xử phạt hành chính lên đến 20.000.000 đồng, đồng thời có thể đối mặt với nhiều rủi ro tiềm ẩn về pháp lý.
Hiện nay, pháp luật lao động yêu cầu doanh nghiệp phải lấy ý kiến của công đoàn cơ sở (nếu có) và thực hiện đối thoại tại nơi làm việc trước khi ban hành những văn bản liên quan đến quyền và nghĩa vụ của NLĐ như: Nội quy lao động; Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc; Quy chế lương, thưởng; Phương án sử dụng lao động…Trong đó, vấn đề xây dựng phương án sử dụng lao động và cho NLĐ thôi việc vì lý do thay đổi cơ cấu, công nghệ, kinh tế là vấn đề nhạy cảm và dễ phát sinh tranh chấp.Vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét kỹ việc xây dựng và ban hành Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc để đảm bảo tuân thủ pháp luật và hạn chế rủi ro không đáng có.
Doanh nghiệp có thể tham khảo Hướng dẫn số 41/HD-TLĐ của Tổng liên đoàn lao động Việt Nam để xây dựng Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.
NỘI QUY LAO ĐỘNG
Nội quy lao động là tài liệu pháp lý do doanh nghiệp ban hành, quy định về các quy tắc xử sự mà NLĐ phải tuân thủ khi tham gia quan hệ lao động, quy định về các hành vi kỷ luật lao động, cách thức xử lý và trách nhiệm vật chất. Doanh nghiệp sử dụng 10 NLĐ trở lên phải ban hành Nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Khi xây dựng nội quy lao động, doanh nghiệp phải đảm bảo đầy đủ các nội dung mà pháp luật quy định, sau đó mới xét đến quy định đặc thù của doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp phải tổ chức Đối thoại tại nơi làm việc để lấy ý kiến thành viên của công đoàn cơ sở và NLĐ trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, nếu không sẽ dẫn đến rủi ro về hiệu lực và bị phạt vi phạm hành chính lên đến 20.000.000 đồng.
THANG LƯƠNG, BẢNG LƯƠNG
Quy định về thang lương, bảng lương là cơ sở để doanh nghiệp tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận và trả lương cho NLĐ theo mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động. Theo đó, doanh nghiệp cần đảm bảo mức lương thấp nhất trong thang lương, bảng lương không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ công bố tại Nghị định 38/2022/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/07/2022. Khoảng cách giữa hai bậc lương liền kề nhau do doanh nghiệp tự quyết định phù hợp với tình hình thực tế.
Doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng thang lương, bảng lương trên ý kiến của công đoàn cơ sở, tổ chức đối thoại để lấy ý kiến NLĐ trước khi ban hành, sau đó công khai cho toàn bộ NLĐ được biết, nếu không có thể bị xử phạt hành chính lên đến 20.000.000 đồng. Đối với tiền lương cụ thể theo hợp đồng lao động của cá nhân NLĐ thì không cần phải công khai.
QUY CHẾ ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC
Đề có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với NLĐ vì lý do thường xuyên không hoàn thành công việc (quy định tại Điểm a, khoản 1 Điều 36 BLLĐ 2019) thì doanh nghiệp cần phải xây dựng tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc cụ thể với từng vị trí, chức danh, phòng ban, bộ phận và nhiệm vụ cụ thể của NLĐ theo hợp đồng lao động, bảng mô tả công việc và chỉ số đo lường công việc (KPIs).
Việc ban hành quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc góp phần tối ưu hóa chức năng quản lý doanh nghiệp, giúp NLĐ có hệ quy chiếu rõ ràng những tiêu chí về mức độ hoàn thành công việc , từ đó chủ động điều chỉnh, cải thiện cách thức làm việc đối với vị trí công việc của mình, nhất là khi có nhiều NLĐ áp dụng thời giờ làm việc linh hoạt hoặc làm việc tại nhà.
Hiện nay, pháp luật chưa ban hành văn bản hướng dẫn về việc xây dựng quy chế này. Do đó, doanh nghiệp có thể gặp nhiều rủi ro pháp lý và bất lợi khi có tranh chấp lao động xảy ra về quyết định đơn phương chấm dứt lao động với lý do không hoàn thành công việc.
QUY CHẾ THƯỞNG
Quy chế thưởng là tập hợp các quy định, chính sách và quy trình mà doanh nghiệp thiết lập để trao thưởng cho nhân viên dựa trên hiệu suất làm việc, mức đóng góp và các mục tiêu khác mà doanh nghiệp đề ra. Quy chế này giúp doanh nghiệp xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng cá nhân trong việc đạt được mục tiêu và quy chế thường và tạo ra cơ chế khuyến khích, thúc đẩy NLĐ nâng cao hiệu quả làm việc.
Pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải ban hành quy chế thưởng, nhưng để các khoản trả thưởng của doanh nghiệp được xem là chi phí hoạt động hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần phải đưa điều khoản về quy chế thưởng vào từng hợp đồng lao động của nhân viên.
Hiện nay không có biểu mẫu quy chế thưởng theo quy định pháp luật nên doanh nghiệp phải tự xây dựng quy chế thưởng của mình sao cho phù hợp với ngành nghề, tình hình và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp. Trong đó cần xác định rõ các yếu tố sau:
- Mục tiêu kinh doanh, quy chế đánh giá
- Người quyết định, người trao thưởng và người nhận thưởng
- Cách tính điểm, tiêu chí đánh giá, phương pháp đo lường, quy trình xét duyệt
- Phương thức trao thưởng: thời gian, hình thức, phương thức thanh toán
Việc ban hành quy chế lương, thưởng cần tuân thủ quy định về pháp luật, tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở và công khai cho tất cả các nhân viên để tạo lòng tin và sự công bằng trong doanh nghiệp.
THỎA ƯỚC LAO ĐỘNG TẬP THỂ
Đây là văn bản ghi nhận những thỏa thuận đạt được giữa doanh nghiệp và công đoàn cơ sở thông qua thương lượng tập thể và chỉ được ký kết khi có trên 50% biểu quyết tán thành. Mục đích là để bảo vệ quyền lợi cho NLĐ về điều kiện lao động, chế độ và phúc lợi lao động.
Vai trò của Thỏa ước lao động tập thể là: (i)giúp các doanh nghiệp gia tăng hiệu quả quản lý nội bộ; (ii)tăng cường lợi thế cạnh tranh; (iii) chi phí trả cho NLĐ ghi trong Thỏa ước có thể xem là chi phí hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp; (iv)giúp tinh gọn nội dung quyền và lợi ích của NLĐ trong nội quy lao động; (v)có thể quy định điều khoản thưởng mà không cần ban hành quy chế thường.
Để xây dựng các văn bản nội bộ doanh nghiệp một cách chặt chẽ và hợp pháp, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định pháp luật có liên quan, học hỏi từ thành công của các doanh nghiệp đi trước và nhờ đến sự hỗ trợ của luật sư có chuyên môn về lao động trong việc cập nhật các quy định pháp luật hiện hành, tư vấn và soạn thảo biểu mẫu chi tiết hay làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
_NHP_
